HR Project Leuven Festival

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

De meest recente versie van het huishoudelijk reglement zal conform met de wet duidelijk zichtbaar gemaakt worden aan de ingang. Hieronder zal er naar het huishoudelijk reglement gerefereerd worden als ‘het reglement’. Bij aanschaf van een ticket wordt er gevraagd om met het Huishoudelijk Reglement akkoord te gaan.

De huidige versie dateert van 28 augustus 2022.

Het festival wordt georganiseerd door:

VTK Ondersteuning vzw, met maatschappelijke zetel Studentenwijk Arenberg 6/1, B-3001 Heverlee RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0479.482.282.

Industria vzw, met maatschappelijke zetel Andreas Vesaliusstraat 13, B-3000 Leuven RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0459.261.940.

Leuvense Bio-Ingenieurskring vzw, met maatschappelijke zetel Geldenaaksebaan 2, B-3001 Leuven RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0882.914.784.

Psychologische Kring Leuven vzw, met maatschappelijke zetel Dekenstraat 2 bus 3701 B- 3000 Leuven RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0457.762.992.

Ekonomika vzw, met maatschappelijke zetel Dekenstraat 2 B-3000 Leuven RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0859.868.475.

Medica vzw, met maatschappelijke zetel Brusselsestraat 246 B-3000 Leuven RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0410.250.711.

Politika vzw, met maatschappelijke zetel Parkstraat 45 B-3000 Leuven RPR Leuven, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0454.986.913.

Naar het collectief van de hierboven vermelde partijen wordt hierna verwezen in het reglement als ‘de organisatie’. Het onderstaande reglement is van toepassing op het festival en iedere aanwezige dient zich conform te gedragen naar de artikels in het reglement om toegang te krijgen tot het evenement. In de verdere loop van het reglement wordt er verwezen naar een persoon met een toegangsticket voor het evenement als ‘de bezoeker’ en deze persoon wordt geacht kennis te hebben genomen van het reglement en dient deze te aanvaarden.

Artikel 1 - Algemene voorwaarde

Personen die het evenement betreden, aanvaarden de algemene voorwaarden en voorschriften van het reglement en zullen deze strikt naleven.

Artikel 2 - Werking ticket

Een toegangsticket is persoonsgebonden en wordt gekoppeld aan de identiteit van de persoon onder wiens naam het ticket toegeschreven staat.
Het toegangsticket mag niet doorverkocht worden zonder transactiebewijs van het oorspronkelijke bedrag van het desbetreffende ticket tussen de vorige eigenaar en de huidige eigenaar.
Bij vermoeden van fraude met de toegangskaart kan de toegang tot het festival ontzegd worden. Het vervalsen van het toegangsbewijs of een andere speciale toegang tot het festival zal zonder uitzondering worden vervolgd.
Het ticket is niet inwisselbaar of restitueerbaar door de organisatie.
De volgende vormen van toegangsbewijzen zijn er:
- DAG TICKET: Dit ticket geeft de eigenaar van dit ticket toegang tot het festival voor de dag die vermeld wordt op het toegangsticket.
- COMBI-TICKET: Dit ticket geeft de eigenaar van dit ticket toegang tot het ticket voor beide festivaldagen.
Wijzigingen in het programma geven geen recht op een gedeeltelijke of gehele terugbetaling van het festivalticket.

Artikel 3 - toegang tot het evenement

Toegang tot het festival kan verkregen worden bij het aanmeldpunt aan de ingang. Hier dient de bezoeker een festivalbandje te dragen van het festival, die voor die dag toegang verleent tot het evenement, of een toegangsticket met een identiteitsbewijs.
Elke eigenaar van een toegangsbewijs of een speciale toelating die het festival wilt betreden, moet zich onderwerpen aan een controle bij één van de ingangen van het festivalterrein. Bij het betreden van het festival kan je mogelijk gefouilleerd worden of de inhoud van je kleine tas worden bekeken.
De beveiliging kan de houders van een toegangsbewijs of een speciale toelating van hetzelfde geslacht vragen om vrijwillig een oppervlakkige inspectie van kleding en bagage te ondergaan om verboden voorwerpen en substanties op te sporen. Bij het vinden van verboden objecten of substanties mag de beveiliging vragen om afstand te doen van deze objecten.

Artikel 4 - verboden voorwerpen en substanties

Het is voor zowel bezoekers, artiesten als medewerkers verboden om in het bezit te zijn van volgende voorwerpen op het festival:

drugs, eigen drank, eigen eten, medicijnen of genotsmiddelen;
glas, scherpe of kneuzende voorwerpen en wapens;
brandbare producten of materialen, pyrotechnische materialen zoals Bengaals vuur, projectielen of explosieven in vaste, vloeibare of gasvormige vorm ;
deodorant, parfum of sprays in grote flessen (max 50 ml);
elk apparaat dat door de security als gevaarlijk beschouwd voor andere bezoekers van het festival;
dieren zijn ook niet toegestaan op het evenement.

Artikel 5 - gedrag op het festival

De toegang tot het festival kan een bezoeker, artiest of medewerker ontzegd worden indien het blijkt dat deze zich schuldig bevindt aan één of meerdere van de onderstaande feiten:

duidelijk onder invloed zijn van alcohol, drugs of andere stimulerende middelen;
de toegang tot het festival al eerder ontzegd is door de organisatie of gerechtelijke autoriteiten;
door duidelijk gedrag te vertonen de bedoeling te hebben de openbare vrede te verstoren of een dergelijke reactie uit te willen lokken door aan te zetten tot aanranding, haat, woede enz.
het weerstand bieden aan de controle en het niet-systematisch zoeken door de security en veiligheidsdiensten van het festival;
het weigeren verboden voorwerpen of substanties te overhandigen voor inbeslagname door de security of veiligheidsdiensten van het festival (zie artikel 3);
een situatie te creëren die één of meerdere personen in gevaar brengt;
een rugzak bij zich heeft;
op enige wijze handelen dat in strijd gaat met de bepaling van één of meerdere artikelen van het reglement.

De bezoeker gaat er ook mee akkoord dat hij zich ten allen tijde respectvol gedraagt tegenover alle medewerkers van het festival.
Het is ten strengste verboden voor bezoekers of mensen met een speciale toelating om de volgende feiten te begaan op het festival:
- proberen toegang te verkrijgen tot ontoegankelijke delen of om in ontoegankelijke delen van de locatie te zijn in overeenstemming met het toegangsbewijs of de speciale toelating, zoals backstage ruimtes , kantoren, togen, kassa’s en dergelijke;
- het beklimmen van tenten, constructies, hekken, afsluitingen, lichtmasten, tafels, banken, of enige andere infrastructuur van het festival en haar partners;
- de toegang, uitgangen en evacuatieroutes te blokkeren en op deze locaties langer te vertoeven dan strikt noodzakelijk is voor het betreden of verlaten van het festival;
- zich vermommen of niet erkend worden, de openbare rust verstoren en de veiligheid van zichzelf, andere bezoekers of medewerkers in gevaar brengen;
- dranken, etenswaren of enig ander product verkopen of op de markt brengen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de organisator;
- gooien of schieten met een voorwerp, vloeistof of ander product in losse of gasvormige vorm;
- roken in ruimtes waar niet gerookt mag worden
- plassen of zich ontlasten in het openbaar;
- grensoverschrijdend of aanstootgevend gedrag vertonen.
Teksten, symbolen, afbeeldingen, gebaren en obsceen taalgebruik die aanzetten tot racisme, xenofobie, provocatie en discriminatie zijn verboden.
De bezoeker dient ten allen tijde de aanwijzingen van de organisatie of gemandateerde personen op het festival op te volgen, het niet naleven hiervan kan leiden tot het verwijderen van evenemententerrein. Indien nodig kan de organisatie de politie inschakelen.
De bezoeker verbindt zich ertoe om zich te houden aan de instructies opgelegd door de organisatie, in het kader van de openbare rust en veiligheid tijdens het festival.
Indien de bezoeker de toegang tot het festival ontzegd wordt door de organisatie of door de organisatie bevoegde personen, wordt toegang tot het festival op een later tijdstip ook ontzegd en is de organisatie niet verplicht tot het terugbetalen van het festivalticket.
Indien de bezoeker enige materiële of fysieke schade aanricht is deze aansprakelijk voor de vergoeding kosten.

Artikel 6 - Privacy

Om u zo goed mogelijk van dienst te zijn, is het absoluut noodzakelijk dat we contactgegevens en andere informatie over u bijhouden en deze gebruiken. Uiteraard willen we ook uw privacy respecteren. We willen daarom volledig in lijn zijn met de nieuwe Europese privacywetgeving, de GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (General Data Protection Regulation). Deze verordening is van toepassing vanaf 25 mei 2018: Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.
Iedereen die het evenement betreedt, gaat ermee akkoord dat hij of zij mag worden gefotografeerd en gefilmd en dat de beelden kunnen worden geregistreerd en opgeslagen. Deze foto's of filmpjes kunnen door de organisator worden gebruikt om het evenement te promoten. Het registreren en bewaren van deze beelden door de politie en/of organisator vindt tevens plaats met het doel de handhaving en naleving van de veiligheid op het evenement te waarborgen.
De verwerking van de beelden heeft tot doel misdrijven en overtredingen van dit huishoudelijk reglement te voorkomen en het opsporen en bestraffen van de daders door middel van identificatie te vergemakkelijken.
Door de bezoekers gemaakte foto's of filmpjes op de site mogen niet worden gebruikt voor commerciële of publieke doeleinden, tenzij met schriftelijke toestemming van de organisator.
De organisatie informeert hiermee alle bezoekers over het feit dat de organisatie gegevens verzamelt om onrechtmatig gedrag op te kunnen sporen om onrechtmatig gedrag te voorkomen of op te sporen. Het betreft hier de volgende persoonsgegevens: voornaam, achternaam, studentennummer, mailadres. Deze gegevens mogen gedeeld worden met overheidsinstanties of andere bevoegde partijen, om zijn rechten of de rechten van derden te beschermen of af te dwingen of bij het opsporen en voorkomen van fraude of andere misdrijven. Deze overheidsinstanties of bevoegde instanties kunnen de organisator negatief adviseren over de toegang van een kaarthouder. In dat geval kan de organisator de toegang van een kaarthouder tot het evenement weigeren of die persoon van het evenement verwijderen. De kaarthouder heeft geen recht op schadevergoeding.
Om uw aankoop te kunnen verwerken, dient de organisatie uw gegevens te delen met derden. Door het accepteren van dit reglement geeft u expliciet toestemming om uw gegevens te delen met de volgende partijen voor de volgende doeleinden:

6.1. De organisatie kan uw gegevens voor de volgende doeleinden delen:

Check-in procedures en hospitality faciliteiten;
Waar wettelijk toegestaan, kunnen de strafregisters van kaarthouders worden gecontroleerd door de overheidsinstanties en in geval van negatief advies van deze overheidsinstanties kunnen kaarthouders worden geblokkeerd voor het evenement;
Klantenservice door het evenement (en) hun ticketaanbieders;
Afdrukken van o.a. hard tickets (alleen indien u hard tickets ontvangt);
Rapportage en statistieken over bezoekers van het evenement;
Beveiligings-, veiligheids- en gezondheidsmetingen;
Ticket en- en betalingsverwerking;
Transactionele e-mails (zoals om de aankoop van uw ticket te bevestigen).

6.2. De organisatie kan uw gegevens delen met de volgende partijen:

partners;
Cashless betalingspartner;
Gastvrij personeel bij incheckpunten;
Lokale en federale overheden;
Postbedrijven;
Operationeel bedrijf ter plaatse;
Betalingsverwerkende bedrijven;
Drukkerijen;
Veiligheids- en gezondheids bedrijven en personeel (zoals beveiligings- of EHBO-personeel);
Ticketaanbieders.

6.3. Indien u gebruik wilt maken van uw recht om vergeten te worden, moet de organisator al uw persoonlijke gegevens wissen en kan hij u niet langer de diensten aanbieden die nodig zijn om uw bestelling uit te voeren, noch u toegang geven tot het evenement. In dit geval wordt de bestelling niet terugbetaald.

Artikel 7 - Aansprakelijkheid

De organisatie van het festival is enkel aansprakelijk voor iedere aan haar toerekenbare tekortkoming, ongeacht of deze op een contractuele of buitencontractuele aard heeft, voor zover deze aansprakelijkheid in dit reglement niet uitdrukkelijk werd uitgesloten of beperkt. Onze totale aansprakelijkheid is in elk geval beperkt tot vergoeding van de directe schade en kan nooit hoger zijn dan de waarde van de geleverde dienst, zijnde het festivalticket.
Aansprakelijkheid is in geval van overmacht volledig uitgesloten. Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten de wil van de organisatie om, die haar zelf tijdelijk verhindert haar verplichtingen geheel of gedeeltelijk uit te voeren. De organisatie is niet aansprakelijk voor de verbintenissen van haar partners.
Iedere derde partij (inclusief bezoekers) die door een aan hem toerekenbare fout de aansprakelijkheid van de organisatie in het gedrang brengt, moet de organisatie integraal en op eerste verzoek vrijwaren van iedere eis van derde partijen. Deze vrijwaringsplicht betekent dat je steeds vrijwillig dient tussen te komen in elk geschil en/of gerechtelijke procedure die tegen de organisatie wordt ingesteld door een derde en de eventuele financiële gevolgen ervan zelf moet dragen.
De organisatie is niet aansprakelijk voor schade aan persoonlijke objecten. Evenmin is de organisatie aansprakelijk voor diefstal of het verliezen van persoonlijke objecten.
De organisatie is niet aansprakelijk voor verwondingen of blijvende letsels die worden opgelopen op de festivalweide of in haar omgeving.
De organisatie kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor het oplopen van (on)gewenste zwangerschappen, soa’s, het onwel worden ten gevolge van overmatige alcoholconsumptie of ten gevolge van uitputting.
De inhoud van het festival is intellectueel eigendom van de organisatie. Onder inhoud verstaat men de heel ruime categorie van foto’s, video, audio, tekst, ideeën, notities, tekeningen, artikels cetera. Al deze inhoud wordt beschermd door het auteursrecht, softwarerecht, databankrecht, tekeningen- en modellenrecht en andere toepasselijke (intellectuele) eigendomsrechten.
Iedere gebruiker krijgt een beperkt recht van toegang, gebruik en weergave van onze websites en haar inhoud. Dit toegekende recht is niet-exclusief, niet-overdraagbaar en kan enkel binnen een persoonlijk, niet-commercieel kader worden gebruikt.
Wij vragen dan ook onze gebruikers om geen gebruik te maken van en/of wijzigingen aan te brengen in de intellectuele eigendomsrechten zoals beschreven in dit artikel, zonder de toestemming van de rechthebbende.
De organisatie kan niet opgelegd worden tot het refunden of inruilen van drankbonnen. Drankbonnen worden tevens niet geaccepteerd op een volgende editie van het evenement.